湖南理工学院学工部勤工助学中心

--管理制度

                   

                                                                            管

                 理

                 制

              度

学工部勤工助学中心监察部

二〇一七年三月

 

目    录

第一章    总则……………………1

第二章    部门结构………………2

第三章    部门职能………………3

第四章    权责分配………………6

第五章    工作流程………………7

第六章    管理制度………………9

第七章    考核与评估……………13

学工部勤工助学中心管理制度

第一章  总则

一、  制订目的

为进一步健全中心的激励和约束机制，提高工作人员的工作效率以及工作质量；也为进一步提升中心的在校知名度，帮助众多在校同学解决生活实际问题；更为深层次扩大中心在岳阳市市民心中的影响力，帮助广大岳阳市民解决人事雇用问题。湖南理工学院学工部勤工助学中心特制订本制度。

二、  制订原则

1、违章必究、有奖有惩、奖惩分明、奖惩适度；

2、中心的管理工作按照民主集中制的原则进行，坚持民主选举、民

  主评议，和各级校领导、学生干部意见相结合；

3、奖励上坚持精神鼓励和物质鼓励相结合，对不称职工作人员坚持

  思想教育与处分相结合，以思想教育为主、惩罚为辅的原则。

三、  管理执行

监察部负责日常纪检和考勤并负责对学生干部的日常考核、组织评优和处罚工作，对工作成绩突出者提出表扬，对不称职的工作人员向负责人提交处分意见。中心各位领导、学生干部若发现工作人员有违纪违章行为时，应及时向监察部报告；工作人员也可向监察部检举、揭发任何人的违纪违章行为，要求处理。监察部接到报告、检举、揭发，应及时向负责人反映，经批准后进行调查处理。对于受处分的工作人员，在处罚事项未了结之前，不得调离中心（中心宣布辞退、开除的除外）。对相关处理或处分决定不服的工作人员，允许再次向监察部提请复查；对复查决定不服的，允许向校领导提出复审。

　　

四、  适用范围

本制度包括总则、管理制度、奖惩和附则（在此不展现）四部分，适用于中心各部门、所有成员。

第二章 部门结构

一、  勤工助学中心下设八大部门

办公室、家教部、企业服务部、监察部、培训部、宣传部、爱心援助部、通讯联络部。

二、  各部门内部结构

部门	部长	干事
办公室	1人	2人
监察部	1人	2人
宣传部	1人	2人
培训部	1人	2人
家教部	1人	2人
企业服务部	1人	2人
爱心援助部	1人	2人
通讯联络部	1人	2人

（注：人数会因具体情况稍加变动。）

第三章  部门职能

办公室

1.  负责发送飞信通知；

2.  负责相关表格文档的制定以及打印；

3.  负责办公室物品的添置、摆放与管理；

4.  负责中心工作人员工作证和聘书的制作；

5.  负责制作经费报销表；

6.  负责会议记录及会议主持；

7.  负责每学期期末组织资料汇总整理；

8.  负责家文化传承；

9.  负责组织活动，管理生日小档案，增强中心大家庭的凝聚力。

家教部

1.  负责家教日常工作的跟进与整理；

2.  负责组织开展家教宣传；

3.  负责建立题库和人才档案；

4.  负责家教黑名单的收录与整理；

5.  对岳阳市各中小学位置的资料整理；

6.  负责家教最低工资标准价目表的制定与修改；

7.  负责“勤工俭学安全纪律承诺书”的解释说明与实施。

企业服务部

1.  负责日常企业工作的跟进督促以及管理企业工作相关资料；

2.  负责企业兼职岗位的拓展宣传、接待、落实和反馈工作；

3.  负责中心一年一度的图书义卖以及企业宣传活动；

4.  负责中心的赞助活动；

5.  负责中心黑名单制度的实施；

6.  负责“勤工俭学安全纪律承诺书”的解释说明与实施。

监察部

1.  负责中心招新活动；

2.  负责对中心工作人员进行考察和评估；

3.  负责对勤工助学中心各个部门进行监督和考察，及时发现和提出具体工作中存在的问题，并提出相应的建议；

4.  负责中心各项工作人员请假事宜；

5.  负责中心各项工作人员换班事宜；

6.  负责统筹中心试用期人员安排；

7.  负责审批各类月工作总结。

培训部

1.  负责组织新干事进行理论培训；

2.  负责组织开展理论巩固测试；

3.  负责礼仪队的招新、培训和管理；

4.  负责工作人员的礼仪培训和思想动态更新；

5.  负责对爱援站成员进行兼职技能培训；

6.  负责关注校内外对中心的评价；

7.  负责组织全体工作人员进行春行活动。

宣传部

1.  负责撰写相关新闻稿；

2.  负责相关摄影工作 ；

3.  负责重大会议和各种活动照片视频、资料的采集；

4.  负责相关海报绘制；

5.  负责制作招新宣传手册；

6.  负责中心队服设计；

7.  负责中心新浪微博的管理维护。

爱心援助部

1.  负责成立管理爱心援助站，优先为其提供岗位；

2.  负责管理官方QQ以及飞信，发布勤心语、勤分享，删除勤兼职，发布勤公告，利用官方QQ进行中心重大活动的宣传；

3.  负责监督兼职消息发布格式，发布时间顺序以及发布到各个兼职群的顺序；

4.  编写活动日志，创建活动相册；

5.  创建并管理相关兼职群；

6.  负责主办大学生兼职交流会。

通讯联络部

1.  负责微信公众号的日常管理；

2.  负责官方百度贴吧的日常管理；

3.  负责组织开展视频制作及软件培训；

4.  负责全校师生保险理赔工作的管理；

5.  负责对乒乓球馆进行管理；

6.  负责校内外勤工俭学安全意识的宣传和引导工作；

7.  负责主办校内宣传活动。

第四章  权责分配

一、  部长职责

1.  指导干事开展工作；

2.  对中心干事工作开展进行监督；

3.  决定部门内部的各项重大事务；

4.  决定部门的相关工作与发展方向；

5.  有权对违纪以及无故不服从安排的干事提出批评。

二、  干事职责

1.  严格遵守本部门制度，做好本部门活动；

2.  遵守中心和本部门的规章制度，服从部长安排；

3.  负责本部门内部材料的记录、整理、归档等的工作，配合部长的工作；

4.  每月上交一份书面总结，内容包括当月的工作情况，对下一月的工作计划、及对中心各项工作的建议和意见等。

第五章  工作流程

一、  校外助学岗位招聘流程

校外企业或家长来访→工作人员（审查、协商和登记）→中心发布消息（飞信、QQ群、QQ空间、新浪微博）→学生来办公室报名登记→学生参加面试→确定上岗人员→中心与聘方签订用工协议、上岗人员签订安全承诺书→安排上岗→在上岗后一至两周内对家长或企业方和上岗人员做回访工作  

二、  接待工作的注意事项

1.  工作试用不超过一次，试用期仍需要付工资；        

2.  接待企业方和家长时要注意工作礼仪，礼貌热情，始终保持微笑，主动热情招待企业方或企业方代表，和对方平等协商；

3.  检查企业方所带证件是否齐全以及相关证件是否过期包括企业  营业执照复印件及其法人代表身份证复印件；

4.  根据家教接待登记表和企业接待登记表上的信息，询问清楚具体情况。企业方要求招聘对象的工作内容、时间、地点。及时把相关招聘信息填写到招聘记录本和报名登记表上；

5.  在与家长或企业方沟通过程中要站在学生的角度出发，争取较好的工资待遇（包餐、包车费等），力求双赢；

6.  若碰到工作地点较偏僻可以根据情况委婉拒绝、工作时间太晚与家长协商无果也应当委婉拒绝、家长要求学生在他家居住，此情况也要委婉拒绝；

7.  切忌接待全职工作、寒暑假工作、无安全保障工作，拒接工作地点在娱乐性场所（如酒吧、KTV、茶馆等）的工作，拒接需要学生先交押金或无底薪的工作；

8.  报名时请学生本人在报名截至日期前到中心办公室来进行报名登记。不得替报、谎报，不得电话、媒体报名（音体美的爱援站成员除外）。招聘信息以勤工助学中心的QQ群、QQ空间、飞信和新浪微博发布的信息为准；

9.  在招聘的兼职人员上岗之前，需要签订好工作协议书，并且负责接待的工作人员要及时组织这些同学进行上岗之前的培训，尤其是针对一次性所招人员较多的工作，如发单员、促销员等；面对一些诚信友好企业时，应向其介绍企业友好合作平台的相关事项，表达与其建立长期合作关系的意愿。

第六章  管理制度

第一部分  考勤制度

一、  作息时间

中心实行每周7天工作制（国家法定节假日除外）

夏季：上午 8:00 ——11:40         冬季：上午 8:00 ——11:40

下午 14:30——18:00               下午 14:00——17:30

二、  请假制度

请假分为：病假、事假、实习假三种；

1.  病假：指工作人员生病必须进行治疗而请的假别；

2.  事假：指工作人员因事必须亲自办理而请的假别；

3.  实习假：指工作人员因专业要求必须办理而请的假别。

三、  批假权限

病假、事假、实习假均由监察部部长及负责人批准。

所有假别都必须由本人书面填写请假条（如没有请假条，手写亦可），并按规定程序履行签字手续后方为有效假别；特殊情况必须来电请示，并于事后补办手续方为有效假别；未按规定执行一律视为旷班。

四、    换班替班

1.  替班：指工作人员因不可抗拒因素需要请人替班的。

2.  换班：指应换班工作人员请求自愿相互替代值班的。

五、  外出

1.  工作人员未请假即不到班或虽已事先知会中心相应工作人员

但事后不按规定补办请假手续的视为旷班；

2.  工作人员直接在外值班工作的（如图书义卖值班），也必须进行考勤登记；值班中途因公事外出的，外出前先由本人按规定找工作人员值班方可外出，在此期间如没有按规定私自外出的，视为旷班。

六、  加班

   中心严格要求员工在正常工作时间内努力工作，提高工作效率，按时完成规定的任务，不提倡、不支持加班。

七、  考勤登记

   中心实施每日签到制度，工作人员每天上班需签字。

八、  本制度自中心公布之日起执行，本制度解释权归监察部。

第二部分  卫生管理制度

一、    办公室卫生打扫地点

办公室天花板、墙壁、门窗、物品柜顶部、地面、办公室门口、办公桌面等。

1.  每两个月由办公室组织全体工作人员进行清扫；

2.  每天打扫两次，一、三大节值班人员打扫地面及办公室门口；二、四大节工作人员倒垃圾并清理桌面；

3.  每节值班人员必须时刻保持办公桌整齐干净；

4.  每学期开学之初由办公室组织所有工作人员对办公室进行清理。

二、    卫生标准

1.  办公室内无卫生死角，垃圾桶内无积存垃圾；

2.  地面每天清扫两次，全天保持地面无纸屑、无杂物、无泥土；

3.  门窗每周擦一遍，日光灯照每周擦一次，保持光洁明亮；

4.  卫生工具、桌椅及桌面书籍、学习用具摆放整齐，桌面经常清洗、 无污垢；

5.  墙壁要保持光亮洁白，墙空中无灰网，文件要用透明胶布集中张贴，要求整齐美观；

6.  第二、四大节值班工作人员要及时将垃圾倒入垃圾池，并保持垃圾桶干燥无异味，并打扫好办公室门口。

第三部分  办公设备管理制度

一、  电脑的使用管理

办公室电脑指定专人上机，负责日常操作，非工作人员不得随意使用。

1、电脑的操作规定

①  严禁私自拷贝、泄露涉及中心有关文件资料；

②  不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵；

③  严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。

2、软件安装

①  软件使用前要确保无病毒；

②  办公室电脑不得安装游戏软件；

③  对于计算机软件的安装（限制安装软件除外）由办公室自主决定；

④  对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。

3、电脑的保养

①  保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统，关闭电源并拔掉插头；

②  定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。

二、  电话的使用管理

1.  禁止用中心座机拨打私人电话；

2.  接、挂电话时，话筒务必轻拿轻放；

3.  禁止在拨打电话时用手指缠绕电话线；

4.  电话出现故障应及时报告负责人申请维修；

5.  每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金；

6.  电话由办公室负责管理，各工作人员负责监督并控制使用。

三、  文件夹的使用管理

1.  工作人员在使用相关部门文件夹后，应及时放归原处；

2.  各部门文件夹应始终保持干净整洁，无乱放、倒放的情况。

第七章  考核与评估

一、  考核制度

1.  部门的考核包括当月的工作计划，工作完成情况以及部门内部的协作情况等。具体如下：

①  各部门每月交一份关于部门本月计划完成情况以及工作总结；

②  办公室每月交当月会议中提出的问题、考勤记录及好的建议。

2.  个人考核内容包括值班出勤、例会表现、工作参与积极性；监察部工作人员的考核由勤工助学中心总负责人和负责人监督考察；每学年的年终总结考核由中心总负责人、各部门部长及监察部内部工作人员组成考核小组进行考核。

二、  评估

办公室

①  及时回复QQ，且语言较好者，给予表扬；

②  办公室私人物品摆放得当，及时收拾的给予表扬；

③  办公室卫生打扫及时，并且有拖地、抹桌子的，给予表扬并加1分；

④  外借物品及时归还时，检查出有破坏的地方并及时告知负责人的给于表扬。

监察部

①  总结上交及时、内容丰富有好的建议，加1分；

②  每季度评选出积极配合监察部监督工作的部门，该部门所有干事均加2分；

③  换班申请不超过三次者加1分，不超过两次加2分，没有换班情况的加3分，部门换班率最低的部门工作人员各加2分；

④  学期请假不超过三次者加1分，不超过两次加2分，没有请假情况的加5分，部门请假率最低的部门工作人员各加2分；

⑤  关心中心的工作并经常提意见的给予表扬并加1分。

宣传部

①  协助宣传部工作的其他工作人员加1分；

②  主动帮助其他成员完成工作，会议表扬；

③  积极向部长或副部长联系，反映工作情况，会议表扬；

④  积极配合宣传部出海报并在规定时间内完成，会议表扬；

⑤  对部门日常工作和部门管理有实际性帮助的工作人员，会议表扬，并加2分；

⑥  对中心的各种宣传方式和宣传平台管理有实际性创新的工作人员，会议表扬并加2分。

企业服务部

①  活动中积极主动担当的加1分；

②  图书义卖每天帮忙出摊、收摊加1分；

③  常帮忙抬展板，协助老师工作的加1分；

④  想出好点子，有新的可行性的想法，处理的工作完成率高的（或取消率低的）加1分。

家教部

①  接待家教工作时表现优异者加1分；

②  积极为人才档案库的建立提供帮助者加2分；

③  为家教部发展提出有建设性、可行性的建议的加2分；

④  家教宣传外出积极、宣传效果好的例会表扬并加2分。

培训部

①  理论培训中成绩优异者加1分；

②  为礼仪队招新作出重大贡献者例会表扬并加2分；

③  积极配合培训部礼仪培训活动及春行活动者例会表扬并加1分。

爱心援助部

①  积极配合爱心援助部宣传爱心援助站启动且宣传效果良好的加1分；

②  认真组织爱心援助站会议并填写好爱心援助站成员出勤表及时反馈的加2分；

③  认真配合爱心援助部工作并对大学生兼职交流会贡献大者例会表扬并加3分。

通讯联络部

①  为微信公众号的完善与创新提出好的建议者加2分；

②  软件培训中表现优异者加1分；

③  为官方贴吧管理提出创新性意见并有一定可行性的工作人员加2分。